10 главных ошибок при организации мероприятия: советы по избежанию провалов

Проведение мероприятия - задача, требующая тщательной и кропотливой подготовки. От продуманной организации зависит успех события в целом. Многие ошибаются, недооценивая степень сложности организационного процесса. Допущенные промахи нередко становятся причиной провала, что оборачивается существенными финансовыми и репутационными потерями.

Внимательное отслеживание деталей и избежание распространенных ошибок помогут избавиться от лишних хлопот. Следует заблаговременно ознакомиться с типичными просчетами, дабы не допустить их повторения.

Отсутствие четкого плана

Самая распространенная ошибка - пустить организацию на самотек и действовать по наитию. Бесплановость чревата забывчивостью и хаосом. В назначенный день высок риск столкнуться с массой нерешенных вопросов, упущений и форс-мажоров.

Успех мероприятия во многом определяется тщательностью проработки плана. В нем следует учесть все нюансы вплоть до мелочей:

• составление реестра задач и распределение обязанностей;
• детализированное расписание с учетом возможных задержек;
• резервные сценарии на случай форс-мажора;
• заблаговременное согласование вопросов с задействованными сторонами.

Наличие четкого плана позволит своевременно выполнять весь цикл работ в установленной последовательности. Контролировать процесс станет проще.

Заблаговременная подготовка места проведения поможет создать благоприятные условия для участников. В случае нехватки собственной мебели разумным вариантом станет взять напрокат столы и стулья в необходимом количестве. Это обеспечит требуемую вместимость и сэкономит средства вместо приобретения дорогостоящего оборудования.

Недостаточная проработка формата

Банальная ошибка - выбрать формат, не соответствующий ожиданиям аудитории. Если посыл и презентация окажутся скучными, низкий интерес гостей обеспечен.

Формат должен гармонично сочетаться с концепцией и целями мероприятия. Необходимо тщательно продумать:

• уровень информационной нагрузки;
• способы вовлечения участников;
• варианты развлекательной составляющей;
• дозирование и баланс программных блоков.

Удачный формат увлечет и не позволит заскучать аудитории.

Игнорирование локации

Одна из первоочередных задач - определение места проведения. Недопустимо откладывать ее на последний момент. Выбор локации обусловлен форматом, количеством гостей, транспортной доступностью и прочими критериями.

При игнорировании данного аспекта рискуют возникнуть следующие проблемы:

• дискомфорт посетителей из-за тесноты;
• неприспособленность помещения для заявленных активностей;
• отсутствие необходимой звуковой и проекционной техники;
• плохая транспортная развязка.

В оптимальном варианте место должно способствовать реализации идеи. Локацию необходимо продумать заранее.

Упущения в организационных моментах

Успех мероприятия складывается из мелочей. Пренебрежение ими обернется разочарованием гостей.

Список обязательных организационных нюансов, требующих особого внимания:

• наличие достаточного числа стоек регистрации;
• бесперебойное функционирование звукового и проекционного оборудования;
• обеспечение бесплатных зон отдыха и буфетов;
• грамотная навигация для удобства ориентирования;
• формирование подробной программы в печатном и электронном виде.

Тщательная подготовка позволит избежать форс-мажоров и претензий участников.

Помимо основной площадки проведения мероприятия следует озаботиться дополнительными сервисами. Одним из них может стать организация камеры хранения для вещей посетителей. Аренда локера или подобной зоны не только создаст дополнительные удобства, но и минимизирует риски утери ценных предметов.

Ошибка в выборе подрядчиков

Привлечение сторонних специалистов упрощает жизнь организаторам. Но ошибка в выборе подрядчиков может сильно усложнить задачу.

При отборе исполнителей стоит руководствоваться следующими критериями:

• опыт в проведении схожих мероприятий;
• наличие рекомендаций и отзывов заказчиков;
• своевременное и точное выполнение всех договоренностей;
• прозрачность ценообразования на услуги.

Непрофессионализм нанятых компаний способен испортить впечатление от события.

Скудность информационной кампании

Даже великолепно организованное мероприятие может прогореть из-за скудности информирования. Промоушен требует комплексного подхода.

В зависимости от целевой аудитории и масштаба события могут быть задействованы следующие каналы охвата:

• таргетированная реклама в социальных сетях;
• СМИ (печатные, интернет-порталы, телевидение);
• прямой адресный обзвон;
• распространение наружной рекламы (билборды, транспорт);
• продвижение через мессенджеры и email-рассылку.

Зачастую лучшим решением становится сочетание нескольких популярных в данной среде каналов коммуникации.

Недоучет финансового аспекта

Финансовая сторона вопроса - одна из важнейших составляющих организационного процесса. Нередки случаи необоснованной экономии, влекущей негативные последствия:

• ущербная реализация замысла;
• низкое качество услуг и обслуживания;
• форс-мажоры из-за отсутствия резервов.

Следует продумывать сметы с запасом и постараться учесть все нюансы:

• аренда площадки с учетом обязательных расходов;
• оплата подрядчикам (кейтеринг, техника, развлечения);
• маркетинговые расходы на информирование;
• наличие непредвиденного резерва не менее 10-15%.

Игнорирование финансового планирования способно разрушить любой проект.

Отсутствие полноценного брифа для подрядчиков

Профессиональное взаимодействие с привлеченными подрядчиками невозможно без исчерпывающего брифа. Отсутствие детальных указаний способно привести к недопониманию и ошибкам вплоть до провала мероприятия.

В брифе обязательно следует максимально подробно отразить:

• концепцию, идею и цели события;
• формат, программу и ожидаемые активности;
• визуальные требования к площадке и декору;
• план размещения функциональных зон;
• зоны ответственности каждого исполнителя;
• технические условия, включая план площадки;
• порядок согласования всех этапов подготовки.

Пренебрежение разработкой полноценного брифа негативно скажется на итоговом результате. Неясное видение замысла чревато разногласиями и отклонениями от концепции.

Нехватка контроля за процессами

Чрезмерное самоустранение организаторов от процессов - одна из распространенных причин неудач. Достаточно один раз упустить ситуацию из виду, и выявить многие недочеты станет проблематично.

Обеспечить контроль помогут следующие меры:

• регулярные встречи с командой и подрядчиками;
• мониторинг сроков выполнения промежуточных задач;
• своевременная корректировка возникающих отклонений;
• личные инспекции подготовительных работ.

Системный контроль на всех этапах позволит устранять недочеты и недоработки на ранней стадии, не допуская их накопления.

Недооценка рекламы "из уст в уста"

Устное распространение информации - мощнейший канал промоушена. Но многие организаторы умудряются его игнорировать, уповая лишь на коммерческую рекламу.

Запуск сарафанного радио требует комплексных мер:

• бесплатное приглашение популярных блогеров и лидеров мнений;
• обеспечение условий для визуальной презентабельности;
• взаимодействие с известными информационными ресурсами;
• система призов и бонусов за репосты и упоминания.

Эффективность наглядного пиара "из уст в уста" зачастую превосходит любые другие методы продвижения.

Заключение

Организация мероприятия - это искусство объединять усилия всех задействованных участников. Предугадать все сложности чрезвычайно трудно. Но осведомленность о потенциальных ошибках и внимательность к деталям помогут минимизировать риски и приумножить шансы на успех. Следование простым, но важным принципам не позволит оплошностям затмить главную цель - создание яркого и запоминающегося события.